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増え続けるオーナー様に常にスピード感を持って対応したい

弊社は、三菱地所グループの賃貸管理会社です。三菱地所レジデンスが販売した区分マンションのオーナー様向け、及び収益不動産の売買仲介ビジネスの延長で管理している一棟物件を対象に不動産管理サービスを提供しています。

弊社では区分所有物件の管理が多いため、必然的に関わるオーナー様の数も増え続けています。その中で、取引の安全性、確実性、サービスクオリティの維持向上には最大限注力しておりますが、一方で増え続けるオーナー様への対応スピードに課題を感じていました。そこでITを活用することで、オーナー様対応の業務効率をあげることができないかと考え、オーナー様向けの不動産管理アプリWealthParkの検討を始めました。

紙・ファックス文化に革新を起こすためにWealthParkの導入を決意

これまでは全ての契約書類や送金明細を紙やファックスを用いて、オーナー様に送付・保管しておりました。日本の古き良き伝統のある会社では、当たり前の光景でしょう。しかし、オーナー様の総数が多い弊社では、収支報告の膨大な量の印刷から始まり、書類の封入作業、宛名と中身の２重確認、そして郵送費負担という一連の書類郵送業務に必要とする工数・負担が非常に大きく、月1回の作業ですら限界だと感じるほどでした。

そんな時に、出会ったサービスがWealthParkでした。WealthParkを使えば、紙での契約書保管、送金明細の送付といった既存オペレーションの無駄を省き、資産管理に関するオーナー提案など、社内での時間をオーナー様のために有効活用できるのではないかと思い、導入を決意しました。

コミュニーケーション頻度を上げ、信頼関係を築き、機会損失を防ぐ

オーナー様向けのツールとして、過去様々なサービスを検討しましたが、アセットマネジメントを強化するという導入目的のもと、資産管理の思想がインターフェースに取り込まれているサービスを検討した結果、WealthParkにたどり着きました。もともと、オーナー様とのコミュニケーションは、何か伝えるべき用件がある時のみ行っていました。しかし、中には契約更新まで一度も連絡を取らないオーナー様もいらっしゃいました。そういったオーナー様の中には、弊社でご購入いただいた物件の売却仲介を、他社に依頼される方もおり、日々のコミュニケーション不足が、後々の機会損失に直結してしまうということを痛感しました。

だからこそ、WealthParkを活用することで、全てのオーナー様と満遍なく信頼関係を構築していきたいと思っています。電話に比べて、手軽なWealthParkのチャットを使えば、よりオーナー様とのコミュニケーション頻度を増やせると思っています。また、オーナー様の資産に関する専用チャットなので、メールやLINEと違い、大事な会話が埋もれることがない点も、オーナー目線で便利ですね。こうしたオーナーコミュニーケーションの仕組み化を通じて、オーナー様との信頼関係をより強固にすることで、機会損失を防いでいきたいと考えています。

WealthParkのチャットを起点とした社内体制を構築

オーナー様の物件を管理するにあたり、弊社ではこれまで「紙」による情報管理を行っていました。また、弊社ではオーナー様担当だけでなく、工事担当、募集担当など、一人のオーナー様に複数の担当者が紐づきます。そのため、オーナー様や物件に関する情報が社内で散在し、各業務の進捗が把握しづらいという課題を抱えていました。さらに、担当者の引き継ぎが発生した際も、都度社内コミュニーケーションが発生し、オーナー様とのやり取りの経緯や工事や募集の状況把握だけで、多大な時間を要しています。

そこで、WealthPark導入以降は、チャットを使用する際に、各業務の担当者ごとのトピックを設定し、各担当者がそれぞれ独自のチャットルームでオーナー様とコミュニーケーションをするような仕組みを整える予定です。例えば、オーナー担当、工事担当、募集担当は、それぞれ専用チャットルームでオーナー様と会話をしながら、他のトピックを参照することで、オーナー様とのあらゆるやり取りをタイムリーに把握することができます。わざわざ社内で各担当者を集めて、コミュニケーションを取る必要がなくなるのです。WealthParkのチャットを通じて、担当者同士が各オーナー様の現状についての認識をすり合わせることができるため、オーナー様へストレスなく弊社とやり取りすることができます。こうした、WealthParkのチャットを基軸としたコミュニーケーションの仕組みを整えることで、オーナー様が資産に関するご相談がある際に「弊社に相談したい」と思っていただけるような体制を築いていきたいです。

チャットを使って、物件の売買提案もスマートに

実は、WealthParkのアプリは管理担当だけでなく、売買担当からの評価も高いんです。例えば、チャットを使ってオーナー様に物件情報を流せば、その物件に対するオーナー様の関心度合いを測れます。これまでは、こうした新しい物件をオーナー様にお知らせする際には、電話やメールを使っていましたが、数が多いとどうしても時間がかかってしまう、既読がわからないため、反応がわからないといった課題を感じていました。また、オーナー様の海外転勤などで、電話やメールアドレス自体が利用できなくなっているケースもあります。だからこそ、関心のあるオーナー様からアプリを通じて返信があるのは非常にありがたいですし、関心度合いを事前に把握できることで、成約の難易度はぐっと下がります。実際に、社内の売買担当からは「全てのオーナー様にWealthParkを導入してほしい」という声もありました。

オーナー様に「寄り添い、寄り添われる管理会社」へ

WealthParkのチャット上に、外部ユーザーとして不動産を含め様々な分野の専門家を招待することで、資産管理の相談窓口のようなサービスを提供できればと思っております。例えば、WealthParkアプリ上で保険の見直しができたり、節税の相談ができたりするなど、不動産の分野に関わらず様々なお悩みの受け皿となることで、オーナー様にとって、何でもご相談いただけるより身近な存在になっていけるのではと考えております。だからこそ、WealthParkをフルに活用することで、オーナー様に寄り添い、寄り添われるそんな管理会社を目指していきたいと思っています。