イベントレポート：不動産会社のリモートワークについて

「オーナーや入居者の生活を支えているのは不動産会社。
だからこそいち早くリモートワークへのチャレンジを。
早期に課題を抽出し、改善していくことが重要」

2020年4月3日、新型コロナウイルス対策として第2弾緊急WEBセミナー「不動産会社のリモートワークについて」を株式会社スペースリーとイタンジ株式会社と合同で開催し、139社178名の方にご参加いただきました。
4月1日に当社のみで開催した同セミナー、早くも第2弾の開催となったのは企画者である、当社石村の不動産業界への強い危機感が背景にあります。日に日に深刻になる新型コロナウイルスの影響、各企業が続々とリモートワークへ踏み切る中、紙・対面での業務が多い不動産会社は業務の在り方を変えることにハードルの高さを感じているのではないでしょうか。
そこで今回は3社が取り組んだリモートワークの実例の紹介と、紙・対面の業務を置き換えることのできるツールについて紹介いたしました。
また、この状況に悩む不動産業界の一員として、「皆様に提供できる情報は何か」を考え、『不動産会社のリモートワーク』をテーマに情報提供する為のFacebookグループを作成致しました。
グループ内のメンバー限定でWEB座談会を4/8（水曜日）17:30に開催する予定です。多くの方にご参加頂き、少しでも有益な情報を得て頂ければと思いますので、まだグループに参加されていない方は是非ご参加ください。下記のボタンからグループに参加できます。

不動産会社のリモートワークについて

「いかにオーナーと入居者を大事にするか。ツールを活用していち早くリモートワークを」

今、不動産会社はこの状況にどのように向き合おうとしているのでしょうか。こちらは今回のセミナーの事前アンケートの結果です。

セミナーの事前アンケートの結果

こちらを見るとコミュニケーションツールは既に導入済みの会社が多く、不動産会社特有の業務に特化したツールについては導入予定の回答が多くなっていることから、新型コロナウイルスの影響を受けて「業務の方法」の見直しが進められていることが伺えます。
このようなツールを活用することでリモートワークを実現することができますが、石村はリモートワークはこのような緊急事態の対策のためだけではないと強調しています。一時的な対応ではなく、リモートワークに取り組むことでコスト削減、従業員のワークライフバランスの向上、優秀な人材確保、業務生産性向上につながり、それらが生む影響はオーナー・入居者に還元することができます。生きていくことに欠かせない衣食住の「住」を支える不動産会社は、社会の一人ひとりの生活を支えてくれている存在です。だからこそ、何か一つでも取り組み始め、この状況を乗り切る準備を進めてほしいと強く訴えました。

多くの管理会社・仲介会社の業務は対面・紙での業務が大部分を占めているのではないでしょうか。中には一体どこから手を着ければ良いのかお困りの方もいらっしゃるかもしれませんね。業務を分解してみることでそれぞれの業務に対応できるシステムも見えてくるので、こちらの画像を参考に業務を見直してみてください。

管理会社と仲介会社の主なやりとり

業務の流れからリモートワークについて考える

「リモートワークの一長一短を会社として回収する。早期にチェックして改善していくことが大事」

今回集まった3社の共通点は、不動産会社を支える「関連会社」であること。
不動産業界の業務がわかるからこそ言える、対面・紙必須で行ってきた業務の置き換え方法、そして各社が取り組んだリモートワークの実態をご紹介しました。当社の事例を中心に、セミナーで紹介されたリモートワークの実態についてご紹介します。

WealthParkの場合
当社では2月末よりリモートワークを推奨とし、一定期間を置いて懸念点を整理、改善をしております。
実際に挙げられた懸念に対し改善した一例としては、持ち出し禁止書類の扱いです。当社は海外投資家向け不動産管理事業も行っているため、リモートワークをする際に持ち出し禁止書類が壁となってきます。そこでセキュリティ委員会で新たな運用ルールを設け、リモートワーク中でも支障なく業務が行えるように整備しました。

社員・家族・顧客・ステークホルダーへ

書類の持ち出しについて

まずはできる形でリモートワークを始めてみる、そのうえで上手くいかない部分の意見を回収してリモートワーク中でも業務が行えるように見直す…このようなサイクルを回すことでリモートワークでの不便さは回避することができます。
この状況下では、完璧なルールを作ってからリモートワークを開始するというのは正直難しいことでしょう。二の足を踏まずにまずはやってみる、やりながら課題を改善していくことが重要です。

スペースリー社の場合
スペースリー社では2月20日からリモートワークでの業務を開始されました。従前より利用していたコミュニケーションツールの活用に加え、社外との打ち合わせも基本的にWeb会議で行い、セミナー等の情報発信もWeb会議システムを活用して行っているそう。やはり早期に取り組みを始められていますね。

イタンジ社の場合
イタンジ社では当初「リモートワーク推奨」という形で始めたそうです。しかしそれではやらない人もいたため、「原則リモートワーク」という言葉で社内通知し徹底したそうです。とても日本人の性質にあった工夫ですよね。また、素早く柔軟な対応を心がけ、方針は1週間ごとに判断されているそうです。実際にリモートワークをしている社員からの声を集めたり、関係性が希薄にならないようにWeb飲み会を開催したりする等、この状況が中長期化するであろうという前提のもと、工夫して取り組まれているそうです。

3社の取り組みから見えること
これまでの業務をリモートワークで行うことを考えた際に「ちゃんと業務を家でも支障なく・安全に行えるのか」「目の前にいないことでコミュニケーションが取りづらくなるのではないか」といった不安を抱かれる方も多いのではないでしょうか。その不安はよく理解できますが、段々とそうは言っていられない状況になってきています。まずは挑戦してみる、社員の声を収集して問題は解決策を探す…そのようにしてまずはできる部分から取り組んでみてはいかがでしょうか。

また、3社が利用しているチャットやWeb会議システム等、世の中にはリモートワークに活用できるコミュニケーションツールが様々あります。そして、3社を初め、不動産Tech企業が提供している、リモートワークを実現できるサービスも多くあります。収支報告書・オーナーとのコミュニケーションのWeb化、VRでの内見、Web接客やWeb申込など、今まで対面・紙で行ってきた業務を代替できるシステムはちゃんとありますので、これを機に業務を見直してみてはいかがでしょうか。不動産Techの活用は、単なるリモートワークへの対応のみならず、これまで対面で行っていた既存業務を効率化することができます。これによって生み出された時間を活用し、オーナー・入居者の満足度向上につなげられるよう不動産会社を支援していくことが、不動産Tech企業である当社に今求められてることだと考えています。

不動産業界の皆さんがこの局面を乗り切れるように、当社はこれからも情報発信をしていきます。
下記のボタンからFacebookグループ「不動産会社のリモートワークについて」にぜひご参加ください。こちらで様々な事例のシェアや、不動産業界の会社同士の情報交換を行っております。