イベントレポート：【WealthParkユーザー会】チャット活用がもたらす業務効率化や、新しい活用方法とは

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８月２６日にWealthParkBusinessの機能「チャット」に関するWealthParkをご利用中の管理会社様向けのユーザ会を開催し、１７社２８名の方にご参加いただきました。
近年、ITの進歩に伴い、人件費削減また、業務効率化が強く求められています。紙が主軸の不動産業界でも、その影響が押し寄せてきており、効率の良い働き方が追及されています。
前回のユーザー会は、全ての会社様が取り組むことになる「オーナー導入」というフェーズに焦点を当て、導入事例などをご紹介しました。今回のユーザー回では、業務効率化、オーナーコミュニケーションの質向上のツールとなりうる「チャット」機能に着目し、有効な活用方法や導入事例を紹介しました。

【オーナーコミュニケーションにおける課題WealthParkのチャットを使っている上での課題】

WealthParkを利用していただいている管理会社様の抱えている共通課題として業務の効率化、また、オーナーコミュニケーションが多く挙げられます。特に、コミュニケーションの改善を実現するためには、WealthParkのチャットに切り替え、習慣化することや、社内でオーナー様とのやり取りを共有し、見える化することが課題となります。

また、WealthParkをご活用いただいている管理会社様にオーナーコミュニケーションや、チャット活用における課題をアンケート形式で調査したところ、全てのお客様と網羅的にコミュニケーションが取れていないことや、やり取りが属人化していることによる、社内共有不足などが挙げられました。

【チャット活用のメリット】

こういった課題に対して、WealthParkのチャット機能は、オーナー・管理会社の両方向からアプローチをかけることができます。オーナー様側は電話やメールよりも気軽に管理会社に連絡を取れることや、記録に残ることから、言った・言わないトラブルを防ぎ、安心感を持つことができます。また、管理会社側は、連絡のルートの整理による業務効率化、さらに、誰がどのようなやりとりをしているのかを社内で共有することによって、オーナー様の関心度等が見えやすくなり、提案の機会を逃すことなくアプローチすることにつながります。チャット機能を活用していただくことは、コミュニケーションだけでなく、提案の質も前進させ、収益機会の獲得を増加させることに期待ができます。

【チャット活用・紹介事例】

セミナーの後半には、チャット機能の活用方法や、すでに活用していただいている管理会社様の事例を紹介しました。

チャットを活用していただく上で、自社の組織体制を踏まえた運用が一つのポイントになります。オーナー様の担当を決める・決めない、また、チャットのタグ、スター機能（印をつける機能）を組合わせて使うことがチャットを使いこなす鍵です。他社の事例を参考に、自社の組織体制に沿うような活用方法を試行錯誤で見出していくことも重要になります。今回のセミナーでは、５社の活用事例を取り上げ、運用体制の整備、初期メッセージの工夫、そして、チャット活用における効果の３つを中心にご紹介しました。

最初に、運用体制の整備に関する事例を紹介しました。こちらの事例では、導入段階において、チャット活用における社員のルール作成、役割などを周知徹底します。連絡事項ごとにトピックをあらかじめ設定することや、オーナー様の特性をタグ機能で設定することなどの管理会社内の体制を整えてから運用をします。さらに、チャット機能と、アクティビティ機能の使い分けや、運用前に社内の体制を整えることのよって、スムーズなチャットの定着、また、社内の情報共有がしやすい体制を築くことが期待できます。

２つ目は、初期メッセージの工夫です。こちらの方法は、比較的に簡単に実践できる、有効な活用方法です。こちらをご紹介いただいた管理会社では、初回ログイン時に送信するメッセージの中に「アプリの通知をONにしていただく依頼」を含め、メッセージ送信することでチャットの認知度向上を目指しています。

３つ目に、チャットをすでにご活用いただいている管理会社様より、チャット活用における効果をお聞きすることができました。「気軽に返信してくれるようになり、オーナー様との距離が縮まった」また、「既読の確認ができることで、どのオーナーが管理会社に預けている物件にちゃんと関心があるのかが見える様になってきていて、社内のモチベーションにもつながっている」など喜ばしい活用効果が挙げられました。

このように、自社の体制に合ったチャット活用により、オーナーコミュニケーションの質向上や、オーナー様の反応の見える化による提案機会獲得の増加などの効果が現れています。

【新たな活用方法：社員育成・提案/営業力強化】

セミナーの最後には、WealthParkを通して、「社員育成」「提案/営業力強化」といった新たなチャット活用方法を提案させていただきました。チャットでは、オーナーコミュニケーションが可視化していることから、経験の浅い社員が、先輩社員とオーナー様のやり取りを参考にできるという「教材」としての要素も持ち合わせています。逆に、育成担当の方が、社員のやり取りを見て、評価し社員育成に活用することもできます。すでににあるチャットのスター機能（印をつける機能）を使って、評価や共有に役立つことが期待できます。こういった新しいチャットの使い方は、担当者全体としての、スキルの底上げや新人育成の前進が実現できるのではないでしょうか。

今回のセミナーでは、新たな活用方法や、実際に使っていただいている、管理会社様の声多く取り挙げました。他の管理会社の課題や活用事例を共有することによって、「自社も頑張ろう」と励みになったというお声もいただきました。明日から、自社に持ち帰って、オーナーコミュニケーションを前進させるヒントが見つかった有意義なセミナーになったのではないでしょうか。