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社員と管理物件の数が4年間で約4倍にまで増加

会社の特徴と事業概要について教えてください。

中国バス不動産株式会社（以下、中国バス不動産）は広島県福山市を中心に事業展開する不動産会社です。創業当初は売買専門の会社で、競売物件なども扱っていました。2016年頃から、事業の安定化に向けて賃貸事業を始めます。その際、賃貸事業の知見を得るためにピタットハウスへ加盟しました。

同時に、オーナー様から物件管理の相談される機会が増えたため、管理業務も開始しました。オーナー様とのコミュニケーションを深めつつ、新規のつながりを増やすことを目的に、オーナー通信の発行を3年前から行い、毎月送付しています。なお、社名に中国バスが付いているのは、元々同じ地域でバス事業を展開する株式会社中国バスの関連会社として設立されたからです。現在、同社との資本関係は解消されています。

管理戸数はどのぐらいですか？

私が入社した2018年末時点では、管理戸数は約300戸でした。当時のメンバーは社員3名、パート従業員3名、社長の計7名です。そこから一気に売り上げを伸ばし、2023年4月現在で管理戸数は約1223戸にまでなりました。社員数は現在33名となり、メンバーも管理物件も4年間で約4倍にまで大きくなりました。

「福山でナンバーワンの管理会社になる」社長の意思が明確だからこそ成長できた

ここまで成長できた要因はどのようなことがありますか？

会社のあり方や成長の方向性など、片岡社長の方針が明確だからだと思います。社長は「福山市でナンバーワンの管理会社になる」と宣言し、常に社員に目標を共有してきました。

その一つが社員数の増加をきっかけに2〜3年前から実施されるようになった、経営方針の発表会です。経営目標とその達成に向けた目指すべき管理戸数や売買件数、売り上げなどを社員へ共有、浸透させています。

他に取り組まれていることはありますか？

競合企業のベンチマークも欠かせません。例えば、土地開発が上手く進んでいる地域やそこの不動産会社の良いところを取り入れるようにしています。社長の「とりあえずやってみよう」という精神に影響されており、会社としても大事にしている点です。

「仲介と管理を分業するために、社員を増やした」

社員数が増加したことで、組織体制に変化はありましたか？

はい。創業当初は仲介管理部門とひとまとめにし、仲介と管理を同じ担当者が行っていましたが、今は賃貸仲介と賃貸管理と部門を分け、運用しています。また売買部門は、購入と仕入れ、サポートと分業制にしたことでよりオーナー様への細かなサポートが可能になりました。

社員の人数が増えたから、分業化したのですか？

いいえ、分業するために社員数を増やしました。業績アップを目指すなか、管理業務が負担となり、賃貸仲介の営業業務に力を入れることができなかったからです。管理業務専用の担当者を設けた結果、賃貸仲介の営業に専念できるようになりました。

オーナー様の属性を教えてください。

投資家は少なく、地場の方が多いです。年齢層はご年配の方が大半です。最近は、元々我々に管理を委託されているオーナー様からの新規依頼や管理換えのご相談が増えています。仲介を機にお取引が始まったオーナー様のなかには、毎月送付しているオーナー通信をご覧になり、管理相談のご連絡をくださる方も出てきました。

管理と売買、それぞれの部署から担当者が付く2名体制でオーナー様にご対応されていますか？

いいえ、基本的に賃貸管理の担当者がオーナー様の対応を行います。もし、オーナー様から売買の相談が出てきたら、売買担当者へつなぐのが当社の流れです。逆に、売買で購入されたお客様には、管理担当者から管理の流れをご説明します。このような業務の分業化は、中国バス不動産の強みです。

デジタル化を後押しする「とりあえずやってみようの精神」

デジタル化に向けた取り組みを教えてください。

2015年頃から、社内業務の効率化・紙資料の削減を意識し、クラウド上での資料共有を進めてきました。社内ミーティングは、当時珍しかったオンラインツールを活用していたぐらいです。賃貸管理システムの導入も、2018年には行われていました。現在、社内では電話でのやり取りが禁止になっており、コミュニケーションにもチャットツールを利用しています。業者向けの連絡もチャット経由です。電子契約はこれからですが、電子申込システムは導入済みです。

さまざまなシステムを導入されていますが、社内のシステム導入は素早く進みますか？

はい、導入すると決めたことに対して、我々の行動は早いですね。社長の「とりあえずやってみよう」という精神を会社としても大事にしているからです。私たちは、必要なものがあれば柔軟に切り替えるという姿勢で業務と向き合っています。実際にベンチマークしている会社にお話を伺い、使用しているシステムや担当者を紹介してもらうこともあるぐらいです。

導入のきっかけは履歴共有の不十分と業務の属人化

WealthParkを導入した背景を教えてください。

きっかけは、ペーパーレス化です。オーナー様へ、送金明細をはじめとする紙資料を送付する手間と郵送費用が大きく、見直しを検討していました。WealthParkの導入を決めたのは片岡社長です。片岡社長が特に評価したのは「ポートフォリオの一括管理」と「記録管理」の点です。WealthParkを利用すれば、収益化を重視するオーナー様がまとめてご自身の資産を管理・確認できるようになります。

また、お客様とのやり取りにおいて社長は常に「記録を残すことが大事」と我々に話してきました。WealthParkならオーナー様とチャット上でのやり取りが可能で、かつ送金明細もシステム上から確認できることから導入を進めることになりました。

オーナー様への導入はどのように進めていきましたか？

メールでのご連絡、WealthParkに作成してもらった資料の送付、架電の3点です。過去に送金明細のご連絡方法をメールに変更させていただけないかとオーナー様に打診したことがあります。その際に全オーナー様にメールアドレスを聞いていたため、ご連絡そのものは行いやすかったです。前回、明細の共有方法をメールへ切り替えていたオーナー様からすると、確認場所が変わるだけということもありWealthParkの導入に大きな抵抗はなかったのだと思います。

また、メールでの送付を断られたオーナー様に対しても、再度ご相談をするきっかけになりました。何名かにはこのタイミングにWealthParkへ切り替えていただけました。

属人化しないための仕事設計がつくれた

導入後、よくご利用されている機能を教えてください。

チャット機能とアクティビティ機能です。チャット機能は日常のご連絡に利用しています。アクティビティ機能は修繕関連の確認をしたり、募集情報を確認したりと、オーナー様からのご確認を頂戴したい場面で活用しています。チャット機能もアクティビティ機能も、賃貸・管理のメンバーが参加するチームで管理することで、オーナー様からの連絡を見落とさないようにしています。

管理は属人化しやすい業務ですが、一方でオーナー様からのご相談には会社として迅速に対応しないといけません。今回、WealthParkによってオーナー様とのやり取りが社内全体に共有されたことで、属人化しないための仕事設計がつくれたと思います。

実際にWealthParkを導入し、業務量は減りましたか？

はい、連絡の確認作業は間違いなく減りました。郵送準備や封入作業もある程度は削減できたと思います。

「守りの体制強化」は攻めの体制づくりに向けた一歩

より一層業務を効率化していくなかで、管理担当者として特に重視していきたい点は何でしょう。

我々管理課の一番の目標は、管理戸数の増加です。そのための攻めの体制づくりを進めるなかで、守りの体制づくりとその強化をまずは行う予定です。今の中国バス不動産における、管理物件数は増加の一途です。ありがたいことに、管理離れもほとんどありません。

しかし、今後物件数を増やしていこうとすると、我々がいくら努力をしても管理離れは一定数生じると考えています。管理戸数が拡大しても、入居者対応の報告、送金明細の送付などのルーティン業務を抜け漏れなく行い、空室対策や家賃滞納対応などのトラブル対応に速やかに対応できるような体制が必要となります。そのため現在は、既存オーナー様にもさまざまなアプローチができるよう、業務体制を整えている段階です。

最後に、今後の展望について教えてください。

既存のオーナー様へのアプローチを増やしていきたいです。例えば、現在の修繕業務は入居時と退去時の対応がメインですが、大規模修繕にも関われるようになればと考えています。併せて、空室時のリフォーム提案など、オーナー様の物件がより魅力的になるようなご助言を積極的に行いたいです。管理で関わるからこそお話しいただける相続問題のお悩み、投資家との出会いなども逃がさないようにしたいです。

ありがとうございました。