【Event Report】The Digitization of Real-Estate Industry: Financial Reports for Investors Go Paperless

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３月2５日に「電子化を実現するには」をテーマに、WealthParkをご利用中の管理会社様向けのユーザ会を開催し、47社80名以上の方にご参加いただきました。前回までのユーザ会では、WealthParkの使い方や、主な機能を紹介することをメインとしておりましたが、今回は、WealthParkを活用することにより実現できた「送金明細電子化」、またそれに伴い得られた成果や実現するために行った施策についてWealthParkをご利用の３社様にご紹介いただきました。

【テーマ：電子化を実現するためには？】

送金明細だけでなく、不動産管理における電子化は、紙による業務が主流であった多くの管理会社様にとって難易度の高い課題ではないでしょうか。事前アンケートをとったところ、送金明細や報告書などを郵送している管理会社様が約80％（未回答除く）に及ぶことがわかりました。

そこで、今回のユーザ会のメインパートでは、「送金明細の電子化に至るまでの過程や課題の乗り越え方」そして、「送金明細の電子化によって得られた成果」の２つのポイントを中心に、電子化を実現された３社の担当者様よりご紹介いただきました。

【株式会社フィット様の事例：電子化によって、オーナー様とさらなる信頼関係構築を実現】

はじめにご紹介したのが、株式会社フィット様の事例です。
導入の目的は、コストや、作業時間の他に、紙資源の削減による環境への配慮もありました。
半年間という短い期間で、電子化へのスピーディーな移行を実現されている管理会社様ですが、電子化決定時は、オーナー様のログイン率が30％未満だったため、限られた時間のなかでのオーナー様を導入、アプリを活用していただくまでは様々な工夫をされ、現在65％のオーナー様の送金明細電子化を実現されました。この半年間を経て、現在の業務はどのように変化したのでしょうか。実際の成果をご紹介しました。

導入目的でも掲げられていた作業時間、紙資源の削減に加え、従業員の負担を大幅に軽減することに成功しています。
また、実際に現場で、送金明細を毎月オーナー様に送付する役割を担っていた経理の方から、送金明細の電子化によって変わったこと、電子化のメリットを共有頂きました。

“以前は、毎月何百枚もの送金明細の印刷、確認、送付を手作業で行っていて、送金明細の送付は、大きな負担となっていました。しかし、送金明細を電子化し、紙を希望するオーナー様のみに郵送するようになってから、作業時間、紙資源、コスト、心理的ストレスなどが大幅に軽減されました。

これに加え、以前は郵送作業にとられていた時間を、オーナー様にアクティビティ機能を使い、細やかな報告を行えるようになったので、送金明細を見て初めて修繕費等の支出金額を確認されたオーナー様からの金額に関するクレームがなくなりました。送金明細の電子化によって空いた時間をオーナー様とのコミュニケーションや、他のオーナーサポートに当てることができ、オーナー様の満足度を高めることに繋げることができています。”

株式会社フィット様は送金明細の電子化を通して、社内の業務効率向上やコスト削減だけでなく、オーナー様への今まで以上のケア、報告を行う体制を確立。オーナー様とより強い信頼関係をも築くことができたのではないでしょうか。

【京王不動産株式会社様の事例：オーナー様を第一に考えた工夫】

次にご紹介したのが、京王不動産株式会社様の事例です。
京王不動産様は、「人を増やさずに管理戸数を増やす」という目的のもと、電子化への移行を決められました。電子化以前は、送金明細の送付作業は、社員総出で行い、月の一大業務とされていたそうです。送金明細の電子化を取り入れることで、郵送枚数が減り、印刷作業を夜間のRPA機能（人員を必要としない自動印刷機能）で行うことができていると言います。その結果コストや、作業人数を大幅に削減し、中でも発送準備時間に関しては、以前の約１/6までカットといった電子化の成果をあげられています。

さらに、電子化移行のプロセスで初期に直面する「オーナー様導入」の課題に対して様々な工夫をし、オーナー様のニーズに沿って移行を進めていらっしゃいました。今回は、アプリ導入の担当者様にお話を伺い、告知方法や、導入時に生じた問題への対応をご紹介しました。

“オーナー様の導入をコールセンター利用や書面送付にて行い、さらには担当者様からの架電など、多面的にアプローチをしました。また、オーナー様のニーズにあわせるために、紙を完全に廃止するのではなく、「月次送金明細の送付」のみを有料化し、「年次送金明細の送付」は無料で行うという選択肢を用意しました。紙希望のお客様に対してもしっかりと電子化のメリットを説明した上で決めていただくことで、お客様にとってベストな、選択がとれると感じています。

その他、移行期間から、WealthParkから出力した明細書を発行し、オーナー様の戸惑いを最小限に抑えるための配慮をしました。現在も紙を希望しているオーナー様に対してもWealthPark 形式で明細を送付していて、将来電子化する際になるべく負担のない移行を心がけています。”

京王不動産様は、オーナー様を第一に考え、オーナー様目線で工夫を繰り返すことで、安心そしてスムーズな移行を実現されています。
今後移行をするお客様が少しでも抵抗のない状態にするための細やかな配慮や工夫についてご紹介いただきました。

【株式会社コスギ不動産様の事例：目的を社内で見直し、顧客満足につなげる電子化を実現】

最後にご紹介させていただいたのがコスギ不動産様の事例です。コスギ不動産様は、固定概念にとらわれず、新しい方法でチャレンジしていただいている会社です。導入当初の目的は、「社内の業務効率化」とされていました

オーナー様に対してのみならず、社内でどのようにしたらアプリが浸透するかを常に考え、改善を続けられた結果、当初の「社内の業務効率化」から、「お客様満足度の向上」に目的を変更し、社内体制も見直されています。社内での変容もあり、顧客満足につながる電子化を実現し、それに付随して、当初の目的でもあった、経費削減や業務効率を劇的に高められています。

今回は、実際に電子化がもたらした成果に加え、目的を変更された経緯や、導入された後の嬉しい変化など、担当者様より詳しくお聞きすることができました。

“WealthParkを導入したばかりの時は、社内の業務効率化が全面に出てしまい、オーナー様のメリットを意識できていないことに気が付きました。そこで、社内全体の意識を変えるために、目的を「オーナー様の満足度を高める」に変更し、オーナー様目線にサポートすることを第一優先に導入を進めてきました。たとえば、メールやQRコード以外のアナログな方法を取り入れることで、ご高齢の方からもアプリ利用の意思確認を得ることができ、急激に返答率が上げることができました。

また、電子化によって、コスト、作業時間が削減できたことにより、送金明細だけでなく、他の業務の電子化に費やすことができています。以前は訪問や、メールで行っていた商材提案をWealthParkを通してすることで、以前の４倍にも提案回数が増えています。それだけでなく、チャットの一斉送信機能を利用し、既読の確認が取れることから、オーナー様の傾向を読み取り、その先の提案機会を獲得することにつながっています。今後さらに、オーナー様のニーズに合ったご提案をし、満足していただけるように、電子化への移行に尽力する予定です。”

コスギ不動産様は、「オーナー様の満足度を高める」という目的に変更し、社内全体の意識を改めることで、より多くのオーナー様への導入に成功しました。メールや電子機器に慣れていないご高齢の方でも、親しみのある媒体を選び工夫することで、アプリ利用の意思確認の返答をいただくことができました。電子化によって、空いた時間をさらなる電子化に費やすことができることから、「お客様の満足度を高める」だけでなく、当初の目的でもあった「業務効率化」を叶えることができています。

最後に３社様より今後電子化をご検討されている管理会社様へ向けて一言をいただきました。

株式会社フィット様、京王不動産株式会社様、株式会社コスギ不動産様、貴重な事例をご紹介くださいまして、誠にありがとうございました。

当社はこれからも不動産業界のIT導入を後押しし、不動産管理会社様の業務効率化とオーナーコミュニケーションの活性化を目指し、各種イベントやサービスを展開してまいります。次回も是非ご参加ください。