きらめき不動産株式会社 導入事例 - WealthPark ビジネス

導入事例 No.11

きらめき不動産
株式会社

― 賃貸管理部 マネージャー 岸 明日美 様, 賃貸管理部 丹内 絵美理 様

「チャット」・「ワークフロー機能」をフル活用して、スケール可能な管理体制を実現

課題

  • 今後の事業拡大を見込んで、今の体制・人数でも戸数を増やせる状態にする
  • オーナー様とのコミュニケーションに抜け漏れが発生しない仕組みを整える

効果

  • オーナー様への収集報告の効率化、コミュニケーションの質と頻度の向上、および社内連携体制の構築により、今後のさらなる管理戸数拡大時に対応可能な土壌の整備を実現

お客様をリピーターに変えていく事こそが、管理部のミッション

当社は不動産の購入から管理、売却までをサポートしている不動産会社で、まずはお客様を知るところから初め、お客様一人ひとりに合う最適な投資プランを提案させていただいております。当社の強みはオーナー様への対応の柔軟さにあると考えていて、例えば漏水や地震などへの突発的な対応や、保険申請の代行や工事費用を圧縮したりなど、オーナー様のニーズに合わせた”実直な対応”を常に心掛けております。

ありがたいことに、その対応方針をご理解いただいている方が多いからか、当社のオーナー様にはリピーターが多くいらっしゃいます。そして、この"リピーターを増やしていく”事こそが、管理部のミッションであると私たちは考えています。

原則的にこれまではオーナー様とはEメールでコミュニケーションを取っていたのですが、時にはオーナー様からの連絡を見落としてしまうということもありました。また月次の収支報告において、毎月数百人のオーナー様に収支報告書をスキャンしてPDFでシェアしていたのですが、そのプロセスに数十時間割いており、今後オーナー様が増えた際に対応が追いつかないのではないかという危機感がありました。以上の二点から、私たちはWealthParkを導入する決断をいたしました。

WealthParkの活用を徹底して行っていくこと導入成功のカギ

当社ではWealthParkの導入は難なくスムーズに行うことができましたが、その成功のカギは、WealthParkの導入を”強い意志をもって徹底的に行った”ところにあると考えています。

まず導入を決めた時点から、オーナー様宛に「WealthPark導入のお知らせ」を月に1回お送りして、実際に2019年末をもって元々のシステムを終了しました。考え方によっては、しばらく猶予期間を設けて従来の方法と併用していく時期を設けるという案もあると思うのですが、その手法だといつまで経っても導入が進まないのが目に見えていたので、2020年からはWealthParkのみでの運用に切り替えています。

中にはWealthPark導入に関してあまり賛同的でないオーナー様もいらっしゃり、様々なご意見をいただくこともありましたが、そのようなご意見に対しても、真摯に「オーナー様の観点から見てもWealthParkの方が従来の方法より便利になります」という旨をお伝えして、ご理解していただきました。

実際、そういったご意見をいただくオーナー様こそ当社に「愛情」を持っていただいていると思っていて、真正面から対応する事を心がけていたので、新システム導入による管理外れの心配などはしていませんでしたね。WealthParkの機能面に関しても、ちゃんとオーナー様に向き合って、「今はここまでの事が出来ます、今後こんな事も出来るようにに私たちも頑張るので、今回の変更にご協力ください」と一人ひとりに向けて伝えれば、きっとご理解いただけると思っていて、そのスタンスを前提に意思をもって導入を進めていく事が大切だと確信しています。

メールを辞めて「チャット」や「ワークフロー機能」に一本化したいほど便利

私がWealthParkを導入してよかったと実感していることの1つに、ワークフローの使い勝手の良さが挙げられますね。「気付けば返事が来ている」という感覚で、とにかくオーナー様のレスポンスが早くなったと感じています。メッセージが見られているかどうかも既読確認で出来ますし、見てもらっている場合は1時間以内にお返事いただくケースも増えました。

ワークフロー用のテンプレートを最初に作りましたが、これまでメールで使っていたものを少しシンプルにしただけなので、あまり時間もかからなかったです。複数物件を持つオーナー様からしても、様々な承諾や連絡が同じフォーマットで届くので、とても見やすくて助かるのではないかと思いますね。私達としては、出来ることならメールを辞めてチャットやワークフローに一本化して行きたいくらいに、使い勝手は良いです。

ワークフローではオーナー様への連絡状況を一覧で確認する事も出来ますが、これも便利ですね。メールを使っていた頃には、オーナー様に確認出来たかどうかを確認するために過去メールを検索して探していましたし、抜けもれの不安がありました。この機能を使うと確認漏れが無くなりますし、オーナー様は見てくれているのか、その上で返信があるのかなど全て分かるので、非常に助かっています。

私たちはWealthParkのチャットをWebのタブに固定しているのですが、メッセージが届いたらタブ上に表示されますし、メールなら発生していたようなオーナー様からの連絡を見逃す機会がなくなり、タイムリーに返信ができるようになりました。オーナー様にとっても形式ばった連絡が不要になったので、これまで電話がかかってきたような件もチャットで問い合わせが入るようになったと感じています。

WealthParkで整備された土壌を活かし、「きらめき不動産らしい」管理で戸数を増やしていきたい。

WealthParkを導入して以来、月次の収支報告にかかる時間やコストが大幅に削減できました。さらにWealthParkを社内でのコミュニケーションツールとして統一したことで、部署間での連携が強化され、オーナー様からのご要望に逐次対応できるようになり、社内やオーナー様とのコミュニケーションの質と頻度の向上を日々実感しています。

WealthParkの導入の目的は「今の組織の人数のままで生産性を高め、管理戸数を増やしていく」事でしたが、感覚的には、WealthParkを入れた事で今の2~3倍くらいまで戸数を増やせるんじゃないかと思っています。

オーナー様にとっても「正しい情報が、早く正確に届く」というのは本当に価値があると思っていて、例えばこの情報を銀行さんに見せれば融資を引けるとか、投資の様々な場面に使えるようになると思っていて、確実に意味があると思っています。これからも、オーナー様の数を増やしながら「きらめき不動産らしい」資産管理を続けて行きたいと考えています。

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