株式会社グリーンエナジー・ファシリティーズ(旧株式会社フィット) 導入事例 - WealthPark ビジネス

収支明細に関わる経費を8割削減、作業時間を9割以上削減!業務の効率化と同時に作業ミスへの不安も軽減されました。

株式会社グリーンエナジー・ファシリティーズ(旧株式会社フィット)

賃貸管理部 産田様

課題
  • 郵送作業にかかる時間が長い
  • クリーンエネルギー事業を行っているため、環境への配慮にも取り組みたい
  • 個人情報漏洩のリスクを防ぎたい
効果
  • 郵送業務にかかるコストと時間を大幅に削減でき、ペーパーレス化で環境への配慮も実現。また、空いた時間で、より密にオーナー様とコミュニケーションをとることができ、オーナー様の満足度向上も実現

封入書類を間違えて情報漏洩してしまうことは、非常に大きなリスクだと思っています

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当社がWealthParkの導入を決めた理由は三つあります。
まず一つ目は、郵送業務の削減です。当社ではこの事務作業を私一人が担っておりまして、毎月の収支明細や請求書を各オーナー様に郵送しています。オーナー様によって郵送書類の内容が異なる為、宛先間違いの無いように一つずつ書類を封入し、枚数によって重量、つまり切手の金額が変わってきますので、一部ずつ重さを測っておりました。一人で作業をしていると「本当に他のオーナー様と間違えずにちゃんと封入出来ているのか」という不安を常に抱えていましたし、実際に、不安なので作業完了後にも何回も確認することもありました(笑)。毎月数百名のオーナー様に対してこの作業を繰り返しているので、ものすごく時間かかりましたし、心理的な負担もとても大きかったです。

二つ目は、上記と重なりますが、ヒューマンミスによる個人情報の漏洩を防ぐためです。私たちが扱っているのは”資産情報”という非常に情報レベルが高い情報です。封入書類を間違えて情報漏洩してしまうことは、非常に大きなリスクだと思っています。

三つめは、環境への配慮です。当社は、太陽光発電所を扱う「クリーンエネルギー事業」を展開しておりまして、化石燃料による発電から、CO2を排出しない”クリーンエネルギー100%”の社会を個人参加型で実現させることを目指しております。ですから、そうした環境への配慮の取り組みの一環として紙を廃止しようと考えていました。
以上の理由で、WealthParkの導入が本格的に稼働し、「半年で完全電子化」という目標を定めてそれを達成するために、たくさんの工夫をしてきました。

オーナー様に合わせて、FAXや往復はがきで案内したところ、アプリ利用率は6割を超えました

WealthParkの導入が決まると、直ちにオーナー様へアプリご利用の案内をしましたが、当時の利用率(ログイン率)はわずか28%に留まりました。そこで我々は、オーナー様に「紙を廃止し、完全に電子化に切り替えます」ということを全面的に認知いただくために、QRコード付きの案内書を送ったり、毎月当社で発行している冊子にて案内をしたりと、徹底的に告知を実施しました。
ところが三か月経っても、ログイン率が半分にも達しません。このままでは完全に電子化することが出来ないのではないか、という不安から、さらにいくつかのアプローチを試みました。
例えば、ご高齢のオーナー様に対してはFAXで申込フォームを案内したり、返送しやすいように往復ハガキで郵送するなど、アナログな案内方法に切り替えました。この施策の効果は非常に大きく、オーナー様のアプリ利用率が上がりました。また、使い方に慣れていないオーナー様には、収支明細等の見方やダウンロードの仕方などのマニュアルを送付することでサポートし、今では6割以上のオーナー様にご利用いただけるようになりました。
ご利用中のオーナー様に関しては、収支明細や報告書類を完全に電子化することで、紙の郵送を100%削減することが実現しました。従来一人のオーナー様に対して10枚程の紙を郵送をしていたのが、ゼロになったのです。
また封筒代、切手代も年間で78%のコスト削減ができた上、発送の準備、作業時間においてもそれぞれ大幅に短縮できています。
さらに、これは可視化できない部分にはなりますが、これまで一人で作業を行っていた中、封入書類を間違えると情報漏洩になってしまうという強いプレッシャーを抱えていたので、電子化によって心理的な負担がかなり軽減されたのがとても嬉しいです。

密にオーナー様と連絡を取ることでクレームが減り、満足度向上につながりました

最後に、私がWealthParkを導入して良かったと実感するのは、オーナー様からのクレームが減った点です。
例えば、導入以前は修繕費用の相殺など、事後承諾の連絡を営業からオーナー様にできていなかった際に、「聞いてないと」とオーナー様からクレームの電話が入ることがありました。
今では発送業務に取り掛かる時間が大幅に削減されたので、空いた時間を使って私からオーナー様に承諾の連絡をすることが出来ます。このように、密にオーナー様と連絡をとることでクレームがなくなったのはもちろんですが、オーナー様の満足度が向上し、より密接な関係性の構築につながったことが良かったと思います。

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