会社の事業概要、事業の特徴を教えてください

当社は熊本市を中心に7店舗を構え、賃貸仲介、売買仲介、管理業を中心に事業させていただいております。事業内容としてはグループ会社含め、介護、リゾート等の事業を展開しており、地域密着の事業を目指して日々励んでおります。

創業は昭和57年、法人化して今期で37期目になります。現在、約1,500人のオーナー様に管理委託をいただいておりまして、17,000戸の物件を管理させていただいております。昔ながらの地主様もいれば、最近は投資家やサラリーマン投資の方も増えてきています。

WealthParkを導入したきっかけ、目的を教えてください

社長の交代を機に会社として業務効率化や生産性向上を図り、現状の業務を変革することが打ち出されました。その中で不動産テックのツールに注目し始めたのがWealthParkを検討したきっかけです。

他の業界と比べて不動産業界は未だに紙送付やファックス送信が当たり前で、業務効率を図るうえで、まずは紙を無くそう、送金明細表を無くそういうことで、WealthParkを導入することを決めました。

当初、導入の目的は送金明細の電子化による業務効率化でしたが、実際に2、3か月間推進した結果、送金明細を無くすことで担当部署の業務は効率化されるものの、それだけでは会社全体の生産性向上につながらないので、なかなかシステムの導入が全社に浸透しませんでした。またシステムの導入に対して初めはオーナー様から「コスギ不動産の業務だけがなくなって楽になっている」など反発の意見もありました。それで改めて導入目的について考えた結果、主語は当社ではなく、オーナー様に対して何を提供できるのかを目的にしました。

例えば、オーナー様への対応は属人的な部分が多いですが、WealthParkを導入することによって全体で情報共有したほうがよりスピード感を持って対応できるなど、オーナー様にとってメリットが多いと思います。また本来あるべきではないですが、長期満室であったりすると自然とオーナー様とのコミュニケーションが減ってしまいますので、そのような物件を所有するオーナー様ともツールを通じてより密にコミュニケーションがとれるようになると思っています。

社内の業務フローや仕組みづくりができたからこそ、その後の導入がとてもスムーズに進められたと思っています

WealthParkを導入するにあたって、大変なことや苦労したことを教えてください

どこの会社も同じだと思いますが、変革に対して抵抗やアレルギー反応を起こす方が社員の中にいます。当社も最初は、「紙は完全になくならないから、効率化どころか逆に手間が増えるんじゃないか」というような反発意見もありました。確かに、一部の業務だけを切り取るとそのようなこともあるかもしれませんが、全体で見た際に業務効率化は図れていますし、何より本来、私たちは人対人のコアの部分にもっと意識を高めてオーナー様とのコミュニケーションに時間をかけなければなりません。導入するにあたってそこの意識改革の部分は大変でしたね。
そこを乗り越えるためには当社行ったのは、まず会社として企業変革することを強く宣言して、それからプロジェクトチームを立ち上げて、関係部署それぞれから何名かメンバーとして参加してもらう事で、会社全体として横断で推進していきました。あとWealthParkにも協力いただいて、オーナー様がどれぐらい利用しているのか、他社の活用事例など、具体的な数字を使って導入による効果やメリットをアピールすることで少しずつ社員の意識が変わって自発的に勉強会を実施したりするようになりました。
今振り返ってみると、導入にあたっての社内の業務フローや仕組みづくりは一番苦労した部分ではありますが、それができたからこそ、その後の導入がとてもスムーズに進められたと思っています。

4時間かけて作業していたのが、いまでは1時間程度の業務量まで削減できました

WealthParkの導入による成果を教えてください

まず、業務効率が非常に改善されました。導入をきっかけに、“そもそもこの書類は必要なのか”といった業務内容の精査を行った事もあり、以前は明細に封入するオーナー様へのお知らせが約2000通で、そちらを送るのに4時間かけて作業していたのが、いまでは250通ぐらいになって、1時間程度の業務量まで削減できました。送金明細書の数が減ったのと同時に、コスト面においても切手代や封筒代が大幅に削減することができました。
また、オーナー様とのやり取りを電話からチャットに切り替えたことによって、これまでの属人的な部分が可視化されたり、文面からオーナー様の性格がなんとなく想像できたりすることで、より気軽にオーナー様とコミュニケーションできるようになりました。
チャット情報も全メンバーに共有されていますので、従来に比べてより早く対応できる点もとても良かったと思っています。
それともう一つ、当社は一斉送信機能を活用することでかなり業務が効率化されました。先ほどもお伝えした通り、満室期間の長いオーナー様は市場の状況変化やトレンドに対して敏感でなくなります。さらにコミュニケーションを取る期間が途切れてしまうと、いざ空室になった際にトレンドに応じた設備の増設などの提案が必要になる場合は、まず市況や分析を説明し、今のニーズを理解していただくことに時間がかかることが多いです。例えば、コロナ禍ではインターネットサービスや宅配ボックスがないと募集が厳しいというようなことですね。今年は一斉送信機能を利用してトレンドに応じた商材を随時ご案内や提案していますので、オーナー様側の検討スピードも速くなり、結果的に業務効率化につながりました。

今の時代、エンドユーザー様の方が情報強者。トレンドの変化に対応していけることが管理会社として大事だと思います

今後の展望や他社へのアドバイスなどありましたら教えてください

賃貸業法の改定によってオーナー様への報告や情報の開示が今後さらに求められている中で、デジタルの活用によって従来の業務を効率化して、最も我々が重要としている人対人のコアの部分により注力していくことがとても大事だと思っています。
そして、今の時代の入居者様やエンドユーザーの方が正直、ネットやスマホアプリ等に詳しい情報強者ですので、その変化に対応できる情報やスキルを提供していけることが管理会社として大事だと思いますのでそこを念願に今後もオーナー様の利用推進を行っていきたいと思います。