期待していたのは、煩雑な翻訳業務が自動翻訳システムによって効率化することです

会社概要、事業の特徴を教えてください。

秋原： リストインターナショナルリアルティは、世界最大級のオークションサイト「サザビーズ」から派生した不動産仲介ブランド「リスト サザビーズ インターナショナル リアルティ」を運営しています。当社の強みは、世界70以上の国と地域にアクセスできるネットワークを武器に、世界中で不動産売買が行えることです。国内では東京・神奈川に、国外ではハワイ、香港、シンガポール、フィリピン、タイにオフィスを構えます。

「WealthParkビジネス」をご導入いただいたのは、どの地域の物件を保有するオーナー様になるのでしょうか？

秋原： 当社がハワイで管理している物件のオーナー様です。ハワイに限った話ではありませんが、日本に住んでいるお客様が海外の物件を買った際には、不在期間の不安を取り除きつつ、安心して物件を所有いただく必要があります。そのため当社では日本とハワイ2つの拠点から、少しでもお客様のライフスタイルがより良いものになるようにと、売却から管理までをサポートしております。なお、ハワイにおける管理戸数は約350件です。

ハワイの物件を購入されるオーナー様はどのような方々でしょう？

秋原： 全体としては、投資目的が5〜7割、自己使用目的が3〜4割です。郊外の5〜6千万円の物件を投資目的にご購入される方や、ワイキキビーチから少し離れた場所に、大きな一軒家の別荘をご購入されている方もいます。

「WealthParkビジネス」の導入を検討された背景を教えてください。

秋原： これまでは、月末にPDF形式の収支報告書をオーナー様へメールにて送付していました。本業務では、英語のステートメントを手打ちで日本語化し、再度PDF化した上で送付するという、煩雑な対応が必要でした。今でこそ鷲尾がおりますが、実は当時、管理業務の担当者は私だけでした。そのため一人で全部翻訳をしていたんです。この業務の作業効率を上げるために検討したのが、WealthParkでした。

鷲尾： 異動前は営業として勤務していましたが、当時から「管理の仕事は業務量が膨大だな」というのを秋葉の様子から肌で感じていました。

導入の決め手は何ですか？

秋原： 大きく2つあります。1つは、作業効率の向上です。WealthParkには自動翻訳機能がついており、翻訳作業の効率化を期待しました。もう1つは、データの管理性向上です。これまで、明細や報告書は1ヶ月毎にオーナー様へ送付していましたが、確定申告の時期になると、オーナー様がメールの山から過去のデータをひっぱりださないといけないため、データ管理に苦労されているご様子でした。ご状況によっては、1年分の記録を私たちからオーナー様がご契約する税理士事務所へメールすることもあります。「WealthParkビジネス」では、これまでに送付した収支明細書や報告書が一括ダウンロードできるため、データの管理面でも大変魅力的でした。

100時間かかっていた翻訳業務が30分で終わるようになりました

ご導入時期を教えてください。

秋原： 2020年4月〜5月頃に導入しました。準備期間として約2ヶ月を費やしたため、現場で運用を開始したのは、同年の7月頃からです。

WealthParkをご導入いただくにあたり、課題はありましたか？

秋原： はい、オーナー様への導入・浸透が課題でした。過去に他社オーナー向けアプリを導入しようとした際、オーナー様への導入・浸透が上手くいかなかったことがあります。当時の失敗を近くで見ていたこともあり、今回の「WealthParkビジネス」導入は慎重に進めました。

実際にご導入いただいたことで、どのような効果がありましたか？

秋原： これまで100時間近くかけていた翻訳作業が約30分で終わるようになりました。導入前までは、月初から他の業務と並行しながら作業をしていたとはいえ、月の業務のうち20日間は1日約5時間を翻訳に充てていました。時間ができたことで、賃貸管理の窓口を新たに開設したり、質問対応の速度が上がったりと、オーナー様の満足度向上に関わる業務に力を入れられるようになったのは大きな効果です。

業務の引継ぎや共有も滞りなく進むようになりました。例えば私たちのチームの場合、この1〜2年でメンバーが何名か入れ替わったこともあり、度々引き継ぎが困難なケースが生じました。

基本的にお客様とのやり取りはメールで行っていましたが、CCに入っていないメールについては過去の履歴を遡れないため、共有不足についてオーナー様からお叱りを受けたこともあります。

属人的な仕事になっていたことを反省し、誰が担当になってもご対応できるようにとの思いからWealthParkのチャットやアクティビティを使うようにしています。今では担当者が変わってもお客様にご迷惑をかける心配は無くなりましたし、社内のお客様情報の共有や連携強化にもつながりました。

課題に掲げられていた、オーナー様からの反響はいかがでしょう。

秋原： オーナー様からは、「収支報告書を1年分まとめて出せるようになったことで、確定申告は楽だったよ」という声を何件もいただきました。税理士の先生方からも、「WealthParkの方が見やすいですね」と好評でした。

またWealthParkを導入したことで、収支報告書の公開タイミングを早めることができました。特に法人オーナー様からは好評で、「資料を早く出してもらえたおかげで決算準備が進みます」という声が経理部の方から届いています。

鷲尾： 他にもチャットでのやり取りになったことで、メールだとほとんどご返信をいただけない方でも、パッと返信いただけるようになりました。

社内の反応や浸透具合はいかがですか？

秋原： 導入当時のチームトップ・IT事業部のスタッフ含め、社内全体で協力して進めることができたため、社内推進において大きな問題はありませんでした。

鷲尾： WealthParkのご担当者に、社内トレーニングを2〜3回実施していただいたことで、チャットを確認する習慣がなかった営業スタッフも、「出社したらまずはチャットを確認」という習慣が定着しつつあります。主にサービスを使用するのは私たち管理部のメンバーですが、それ以外のスタッフに対してもWealthParkは浸透しつつあります。

導入において一番大切なのは、どれだけ下準備ができるかでしょう

今後、WealthParkを使いどのようなことを実現していきたいですか？

秋原： 今後当社では、オフィスの新規開設など、より一層のグローバル展開が決まっています。私たちは、社内でも特に管理業務に携わっているチームのため、その強みを生かしハワイに限らず管理に携われたらと考えています。販売後もオーナー様に寄り添い、ワンランク上のライフスタイルを楽しんでもらえるようなサービスを提供していきたいです。そして私たちの仕事を通し、リストインターナショナルリアルティのファンを増やしていけたらと思います。

最後に導入を検討する企業のご担当者様にアドバイスをお願いします。

秋原： 導入時から、社内・WealthParkのご担当者といかに下準備を進めるかが一番大事だと思いました。例えば当社では、アメリカ企業のシステムを利用しているため、他の会社と基幹システムが違います。そのことをWealthParkのご担当者に相談したところ、データ連携に必要なマクロデータを一から作成してくださいました。導入準備から運用開始までは、結構な頻度でWealthParkの方にはご相談することが多いため、WealthParkと綿密に連携できるかが、導入・浸透に向けたポイントだと思います。

お二人とも、ありがとうございました。