イベントレポート【WealthParkユーザー会】ワークフロー（アクティビティ機能）を活用したオーナーコミュニケーション改善とは

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5月12日にWealthParkBusinessの機能「ワークフロー」に関する管理会社様向けのユーザ会を開催し、WealthParkを利用中の17社の皆様にご参加いただきました。新型コロナウィルスが世界各地で猛威を振るう中、多くの業界が影響を受け、業務形態の変化が強く求められた半年間でした。このような状況の中、紙や、対面文化を根強く持つ不動産業界でも、管理体制の変化が求められ、不動産管理のデジタル化のニーズが明らかとなりました。
今回のセミナーでは、承諾、確認など管理会社とオーナー様の必要不可欠なやり取りをオンライン上で完結できるWealthParkBusinessのワークフローに焦点を当て、実際にご利用いただいているきらめき不動産様より活用事例をお聞きし、有力な活用方法をご紹介しました。

「ワークフロー（アクティビティ機能）」とは？

セミナーの前半では、ワークフローの機能説明を行いました。ワークフローとは、入居や工事に関する承諾など、オーナー様の意思確認が必要なコミュニケーションに利用することによって、より簡潔でスピード感のあるやり取りを実現する機能です。承諾や確認作業をアプリ上のテンプレートを使うことにより、オーナー様とのやり取りをスムーズにするだけでなく、紙の送付やオーナー様の返答を待つ時間を省くことで、業務改善効果が期待できます。

実際に、昨年の10月からWealthParkBusinessをご活用いただいているきらめき不動産様より、ワークフロー機能の導入効果について、お話をお聞きすることができました。

私たちは、基本業務を少人数で行っているため、一人あたりの管理戸数を増やすことは大きな課題であり、管理体制の構築のためにWealthParkBusinessを導入しました。さらに、オーナー対応のヌケモレを無くし、オーナー様との質の高いコミュニケーションと情報共有の強化も一つの課題でした。WealthParkBusinessを導入し、ワークフロー機能を業務ごとに上手く活用することによって、やり取りのスピードが向上しましたし、チャット上で社内共有を行っているため、管理もしやすく、対応の遅れを回避することができています。 管理の土台を整備し、強化することができました。

きらめき不動産様のように、管理会社様の規模やチーム編成に合わせたワークフローの活用がポイントであり、業務の生産性向上につながります。

開発者の声：「ワークフローの新機能と今後のビジョン」

当初のワークフロー機能は、業務のミスを減らし、紙の対応における手間を省くことを目的に開発されました。業務フローの「見える化」は、業務効率の分析を可能にし、業務課題の特定・解消に繋がります。さらに、業務フローをデジタル化することによって、オーナー様の行動様式を認識し、オーナー様対応のパーソナライズ化が可能となります。
現在は、業務効率化に注力した開発だけでなく、売り上げの向上に貢献することを視野に入れた開発を進めています。今回新しく開発された「売却査定提案（売買プロセス管理機能）」は、オーナー様の売却ニーズを見逃すことなく、拾い上げることで、売り上げに貢献することが期待されています。

オーナー様の声：コロナの不安

セミナーの後半では、コロナウィルスの影響下でのオーナー様意向を調査したアンケート結果が紹介されました。緊急辞退宣言が発令され、自粛ムードがささやかれる中、家賃の減額や、空室の長期化、入居者の退去などの不安を持つオーナー様が多くいることがわかりました。

このように不動産業界でも不安の声が高まる中、興味深いアンケート結果がありました。多くのオーナー様がコロナウイルス対策として「物件の現状維持」と答えた一方、「新規物件購入希望」と答えた方が12％存在することがわかりました。不安に陥りがちな状況下でも、一定の物件購入ニーズがあるというのは、注目の結果です。ワークフローの新機能「売却査定提案」を活用することによって、隠れた物件購入のニーズにアプローチすることができるのではないでしょうか。

ニーズに合わせたワークフロー機能の活用を

このように、ワークフローの適切な活用は、業務効率化を実現してくれるだけでなく、売り上げの貢献にもつながります。今回新しく発表された売却査定機能をはじめ、今後のワークフロー機能のさらなる発展が期待されます。

今回のユーザ回は、きらめき不動産様の活用事例を聞き、新機能の追加をきっかけに、ワークフローの活用方法をもう一度検討するいい機会になったのではないでしょうか。